Kassör i samfällighet – komplett checklista för året
Att vara kassör i en samfällighetsförening är en av styrelsens viktigaste roller. Här är en konkret checklista som tar dig genom hela året – från budget och avgifter till bokslut, deklaration och överlämning.
Vad gör en kassör i en samfällighet?
Kassören ansvarar för föreningens löpande ekonomi. I praktiken innebär det att betala fakturor, skicka ut medlemsavgifter, sköta bokföringen, ta fram budget och årsredovisning samt hantera kontakter med bank, revisor och Skatteverket. Ansvaret regleras i lagen om förvaltning av samfälligheter (SFL 1973:1150) och i föreningens stadgar.
Aktivitetsplan för kassören
Januari–februari: bokslut och årsredovisning
- Stäm av bankkonton och kassa mot bokföringen per 31/12.
- Periodisera fakturor och intäkter som hör till räkenskapsåret.
- Ta fram resultat- och balansräkning samt förslag till vinst- eller förlustdisposition.
- Lämna underlag till revisorn i god tid – gärna fyra veckor före årsstämman.
Mars–april: årsstämma och deklaration
- Presentera årsredovisningen på stämman och begär ansvarsfrihet för styrelsen.
- Lämna Inkomstdeklaration 4 till Skatteverket senast 1 juli (kalenderår som räkenskapsår).
- Uppdatera firmatecknare och kontaktuppgifter hos Lantmäteriet om styrelsen bytts ut.
Löpande under året
- Bokför löpande – helst varje månad så det inte hopar sig.
- Fakturera medlemsavgifter enligt debiteringslängden.
- Följ upp obetalda avgifter och skicka påminnelser.
- Rapportera ekonomin till styrelsen inför varje styrelsemöte.
Debiteringslängd – grunden för avgifterna
Debiteringslängden är en lista över vilka fastigheter som ska betala och hur mycket. Den ska upprättas och godkännas på stämman innan avgifter tas ut. Utan giltig debiteringslängd är avgiften inte direkt utmätningsbar hos Kronofogden – vilket är hela poängen med samfällighetsformen.
Vanliga fallgropar
- Att blanda ihop föreningens och privatpersoners konton – ha alltid separat föreningskonto.
- Att glömma bort momsplikt vid uthyrning eller försäljning av tjänster till utomstående.
- Att inte spara verifikationer i 7 år, vilket krävs enligt bokföringslagen.
- Att skjuta upp överlämningen – dokumentera rutiner så nästa kassör kommer igång snabbt.
Digitala verktyg gör jobbet enklare
Många små samfälligheter sköter fortfarande bokföringen i Excel eller papper. Ett system som samlar medlemsregister, avgifter, påminnelser och bokföring på ett ställe sparar timmar varje månad – och gör överlämningen till nästa kassör mycket smidigare.
Vanliga frågor
Måste en samfällighet ha en revisor?+
Ja, stadgarna kräver normalt minst en revisor. Föreningen behöver inte auktoriserad revisor så länge omsättningen är begränsad, men revisionen ska ändå göras varje år och granska både räkenskaper och förvaltning.
Kan en samfällighet gå med vinst?+
En samfällighetsförening är inte vinstdrivande – syftet är att förvalta gemensam egendom. Överskott används normalt för framtida underhåll eller för att sänka kommande års avgifter.
Vad händer om en medlem inte betalar avgiften?+
Om debiteringslängden är korrekt kan obetald avgift lämnas direkt till Kronofogden för verkställighet, utan att först gå via domstol. Skicka först en påminnelse och sedan ett inkassokrav.